DÉMARRAGE

    Où envoyer mes documents ?

    Le bon document, au bon endroit, en un seul envoi.

    Chaque document a une destination. Envoyer une pièce au bon endroit aide le cabinet à la retrouver, facilite son traitement et évite les doublons. Ces repères s’appliquent selon l’organisation convenue pour votre dossier : en cas de consigne particulière, c’est elle qui prime.

    1. Identifiez la nature du document

      Avant d’envoyer un fichier, demandez-vous de quoi il s’agit : une facture d’achat ou de vente, un élément bancaire, un document administratif, une pièce juridique ou une information de paie. Cette simple question indique presque toujours la bonne destination.

    2. Pennylane pour les pièces comptables

      Les factures, justificatifs de dépenses et éléments liés à la banque se déposent dans Pennylane, dans le dossier de votre entreprise, selon l’organisation convenue au démarrage. C’est là que le cabinet les rapproche de vos opérations.

    3. L’espace ComptaVibes pour les autres documents demandés

      Les pièces juridiques ou administratives que le cabinet vous demande se déposent dans votre espace client ComptaVibes. Vous y retrouvez aussi les documents que le cabinet met à votre disposition, comme vos comptes annuels.

    4. Le circuit paie convenu

      Les informations de paie — entrées, sorties, absences, éléments variables — suivent le circuit indiqué par l’équipe paie : un portail dédié ou un autre canal précisé lors de la mise en place. Utilisez toujours ce même canal pour que rien ne se perde d’un mois à l’autre.

    5. Évitez les doubles envois

      Avant d’envoyer un document, vérifiez qu’il n’a pas déjà été déposé. Si vous transmettez une version corrigée, précisez clairement quelle version elle remplace. Un même document envoyé par plusieurs canaux crée des doublons et oblige à vérifier chaque version.

    Destinations habituelles des documents
    DocumentDestinationÀ préciser
    Factures d’achat et de vente, justificatifs de dépensesPennylaneToutes les pages, document lisible
    Éléments bancaires, relevés, explications d’opérationsPennylaneLe contexte des opérations inhabituelles
    Pièces juridiques ou administratives demandéesEspace client ComptaVibesLe document concerné par la demande
    Comptes annuels et livrables du cabinetEspace client ComptaVibes (mis à disposition)—
    Entrées, sorties, absences, variables de paieCircuit convenu avec l’équipe paieLa période concernée

    À faire maintenant

    Classez vos prochaines pièces par destination.

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    Questions fréquentes

    Signalez l’erreur et transmettez la bonne version par le même canal, en indiquant le document concerné.

    Utilisez de préférence les destinations prévues : elles permettent de retrouver les pièces et d’éviter de disperser les échanges entre plusieurs boîtes de réception.

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