Mes premiers pas avec Pennylane

Pennylane est le point de rencontre entre vos documents comptables et le cabinet. Les premiers jours servent surtout à vérifier que vous travaillez dans le bon dossier, à repérer ce que l’on attend de vous et à prendre de bonnes habitudes. Voici les repères à suivre, étape par étape.

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   Vérifiez votre dossier

   Après l’activation de votre accès, assurez-vous que vous utilisez bien le dossier de la bonne entreprise. C’est particulièrement important si vous gérez plusieurs sociétés : une facture déposée dans le mauvais dossier devra être déplacée, et le travail du cabinet en sera retardé. En cas de doute, demandez à votre interlocuteur de confirmer le dossier à utiliser.

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   Repérez les fonctions disponibles

   Selon la configuration retenue pour votre accompagnement, toutes les fonctions ne sont pas forcément utilisées. Identifiez avec votre interlocuteur celles qui vous concernent : dépôt des justificatifs, facturation, suivi de la banque ou échanges avec le cabinet. Notez aussi les informations attendues de votre part, pour savoir ce que vous avez à faire au quotidien.

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   Faites le point sur vos comptes bancaires

   Signalez au cabinet tous les comptes professionnels à prendre en compte, y compris ceux ouverts récemment ou peu utilisés. Si une connexion bancaire est prévue, réalisez l’autorisation dans le parcours sécurisé proposé par l’outil. Vos mots de passe bancaires ne se transmettent jamais au cabinet, ni par courriel ni par téléphone.

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   Transmettez des factures complètes

   Privilégiez le document original, avec toutes ses pages, dans un format lisible. Une photo floue, une page manquante ou une facture déjà déposée créent des allers-retours. Avant d’envoyer un document, vérifiez qu’il n’a pas déjà été transmis, notamment si plusieurs personnes de votre entreprise déposent des pièces.

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   Ajoutez les explications utiles

   Certaines opérations ne se comprennent pas avec la seule pièce ou le seul mouvement bancaire : un remboursement, un virement entre deux comptes de l’entreprise, une dépense inhabituelle ou une dépense personnelle payée par erreur avec le compte professionnel. Ajoutez une courte explication au moment où vous y pensez : c’est plus simple que de reconstituer l’information plusieurs semaines plus tard.